Искате ли компютърът ви да работи за вас, докато сте на почивка? Може да не успеете да го накарате да изпълни всички задачи, но това може да ви помогне да си починете по-спокойно. Ако отидете на пътуване (нещо доста често по това време на годината), може да искате автоматично да уведомите тези, които ви изпращат имейли. По този начин, когато ви изпратят съобщение, те ще получат отговор с избрания от вас текст. Но може да е нещо като „ Ще отсъствам на почивка до днес“ ¦ Междувременно можете да се свържете с „¦ “
Е, това ще отнеме няколко минути. Но по този начин можете да се насладите на почивката със спокойствието да оставите всичко вързано и добре завързано. Просто следвайте следващите стъпки ”¦
Ако работите в компания, която има разширена пощенска услуга, може да имате опция, вече създадена за тази цел. Използвайки най-популярната програма за електронна поща, Outlook на Microsoft, тази опция се намира в менюто Инструменти и се нарича „Помощник извън офиса“. Ако това е вашият случай, процесът е много по-опростен и по-автоматичен.
Ако тази опция не се появи в менюто Инструменти, можете също да й се насладите. Въпреки че в този случай трябва да се изясни, че съобщението ще бъде изпратено автоматично само след като изтеглите пощата от Outlook и на същия компютър, на който сте го програмирали.
Преди да тръгнете, за да генерирате този автоматичен отговор, трябва да изпълните следните стъпки:
1) Напишете съобщението за автоматичен отговор . Създавате ново съобщение (изберете New в лентата с инструменти или въведете Ctrl + U) и напишете както темата, така и тялото на съобщението, което ще бъде изпратено до всички хора, които ви пишат по време на вашето отсъствие. Например можем да сложим нещо като „ От 1 август до 15 август ще изляза от офиса за почивка. Поради тази причина ще имам ограничен достъп до имейла си. Ако е спешен въпрос, моля, свържете се с г-н Перес по телефона XXX или по имейл "¦ "
След като съобщението е написано (не забравяйте да поставите тема, като например "автоматичен отговор" "отсъства за почивка"), запазете промените. Това съобщение ще отиде в папката Чернови. Отворете тази папка, изберете съобщението (не го отваряйте, просто го изберете с левия бутон на мишката) и отидете в менюто File и изберете "Save as" ¦ "
Ще се появи диалогов прозорец, за да изберете име и разширение на файла. Изберете име, което по-късно ще запомните. Важно е в опцията „Запазване като тип“ да изберете „Шаблон на Outlook“. Давате го за запазване и преминавате към следващия раздел.
2) Създайте правило във вашата имейл програма . Правило е автоматично поведение, което програмата изпълнява, когато получава или изпраща определено съобщение. Това работи за този трик, но също така и за много други възможности. Например автоматично изтриване или запазване на съобщения от човек или с определен текст в темата в папка.
В менюто Инструменти изберете „Правила и сигнали“. Натиснете бутона "Ново правило" и изберете следните опции "Започнете от празно правило" и "Проверете съобщенията, когато пристигнат". Щракнете върху Напред.
В стъпка 1 трябва да изберем условията. Ще обясним условията за избор, така че съобщението да достигне до целия свят, но ако искате да изпратите това празнично известие само на определени хора, просто изберете други опции, за да персонализирате процеса. Изберете „къде е името ми в полето До или CC“ и щракнете върху Напред. В другия прозорец изберете „отговор с помощта на определен шаблон“. И кликнете върху фразата „определен шаблон“, за да изберете шаблона, който току-що сте създали. Ако не се появи в прозореца, в падащото меню „Търсене в“ избираме „Потребителски шаблони във файловата система“.
Щракнете върху Отвори и след това Напред, за да отидете в прозореца с изключения. Тук можете да персонализирате някои изключения въз основа на множество променливи. Когато приключите, щракнете върху Напред. И накрая, задайте име на правилото и изберете да го активирате сега или не. Ако все още не искате да го активирате, можете да го направите по-късно. Накрая щракнете върху Finish.
3) Отиваме на почивка . Сега е моментът да активирате правилото, което току-що сте създали. Върнете се в менюто Инструменти и изберете „Правила и сигнали“. Създаденото правило трябва да се появи тук. За да го активирате, просто го изберете в полето отляво на линийката. Натиснете Приемам и вземете куфарите. Отсега нататък, когато се свържете с пощата, автоматично ще изпращате празничното съобщение до всички, които ви пишат на тези дати.
Научете повече за това как да използвате асистента извън офиса на тази страница от Microsoft.