Когато работите в екип - или в един и същ офис, или от вкъщи, всеки от различен компютър - трябва да следите много неща . Едно от най-важните, без съмнение, са ваканциите. Трябва да се вземе предвид графикът за почивка на целия екип, за да се организира добре работата и да се знае по всяко време какви подкрепления ще имаме на разположение. Интересна опция е да контролирате празниците на всички от един и същи документ, както в цифров формат , като синхронизирате информацията на всички от общ календар или дори да се върнете към старите формули, да отпечатате календар, който да виси в офиса, за да имате винаги предвид ваканционните периоди във физически формат. Днес искаме да ви помогнем с пет различни опции за създаване на календари за почивка на служителите . Искате ли да започнете да се организирате по-добре? Ами да тръгваме!
1. Използвайте електронни таблици на Google
Лесно е и бързо. Можете да създадете шаблон. Изображението, което виждате в горната част, ще ви помогне да добиете представа как може да бъде , но е ясно, че за да работи за вас, трябва да го адаптирате към вашите нужди и начин на действие. В първата колона трябва да добавите името на всички служители и / или колеги и след това да добавите всички дати, които ви интересуват. Ако ще подготвяте календара за коледните ваканции , ще трябва да добавите месеците декември и януари. Същото е и с Великден и лятото, което е периодът, в който почти всеки отнема повече дни за почивка. Създайте всички раздели, които смятате за подходящии добавете информацията, която смятате за необходима, за да се организирате (например, ако Силвия липсва и имате нужда от помощ, можете да се обадите на Карлос и да предоставите цялата информация за контакт, така че никой да няма проблеми през дните на отсъствие).
Към всичко това единственото нещо, което ще трябва да направите по-нататък, е да отбележите дните, в които приемате всеки един, в различен цвят. Предимствата на този календар са няколко: първо, че всеки ще може да види кога всеки от вашите спътници ще отсъства; второ, че можете да го редактирате сами и да направите корекциите, които смятате за уместни . За целта лицето, което отговаря за подготовката на календара, ще трябва да сподели документа с всички и ще имате достъп до него.
2. Изтеглете шаблон на Excel
Ако предпочитате да използвате Excel, ето още един интересен ресурс. От тази страница те ни предлагат шаблон на Excel за организиране на календар за почивка. Истината е, че той е много подобен на модела, който препоръчахме по-рано, въпреки че в този случай можете да го редактирате само чрез програмата Microsoft . Предимството на този календар е, че той е перфектно актуализиран до 2017 г. и че вече е напълно конфигуриран. Ако не сте много пъргави, когато става въпрос за изработване на шаблони за данни, в този случай ще свършите всичко и ще е необходимо само да въведете имената и празниците на всеки от членовете на вашия персонал. Трябва да знаете, разбира се, че по принцип няма да можете да модифицирате документа в облака и че няма да можете да го споделите и да накарате всички да видят промените в реално време. Ако обаче този ресурс работи добре за вас, тук е готов за изтегляне .
3. Създайте календар за Google Calendar
Ясно е, че най-практичното за всички, особено ако сте потребители на продукти на Google , е да създадете празничен календар, който да се синхронизира с Google Calendar . Какво ще извлечете от това? Е, много лесно. На първо място, че ще имате календара винаги достъпен за всички от вашия мобилен телефон или от всяко устройство, което сте синхронизирали. Второ, че всеки ще има достъп до календара . Ние ви казваме как. Първото нещо, което трябва да направите - като организатор на календари - е достъп до Google Calendar . След това кликнете върху бутона Календари и изберете опцията за създаване на такъв отново. Дайте му каквото име искате: може да бъде, например, Holiday Calendar 2017.
Когато го създадете, трябва само да го споделите с другите. Въведете адресите за контакт на вашите колеги и готово. От този момент нататък всички членове на екипа ще посочат деня, в който вземат почивка, и деня на завръщането , като могат да отбележат всички дни, в които ще отсъстват. В същото време те могат да направят каквато и да е индикация, като например да оставят телефон за спешни случаи или да дадат друго име на колега, който може да разреши всеки инцидент през дните им далеч.
4. Удобно ли ви е с Outlook?
Ако използвате Outlook като инструмент за организиране на себе си, може да се чувствате по-удобно да създавате календар за почивка чрез тази програма на Microsoft . В този случай всичко, което трябва да направите, е да отворите Outlook и да започнете работа, защото ... знаете ли, че можете също да правите календари и да ги споделяте? Кликнете върху Календарна група> Създаване на нова календарна група . Дайте му име, което да ви помогне да го идентифицирате: Празничен календар 2017 компанияи след това изберете всички контакти, с които трябва да го споделите. Ако сте добавили имейл адресите на колегите си, ще го направите много лесно. Календарът ще бъде споделен и всеки може да добави датите, на които ще почивате. Лесно нали?
5. Празничен календар за печат
Ако сте от старата школа и предпочитате да имате окачен календар на информационния панел или на работната маса, за да сте в крак с ваканциите на всички, може би би било интересно, че освен да правите цифровите календари, които сме предложили по-рано, също са направили календар за печат. Ще предложим няколко шаблона, които можете лесно да използвате и модифицирате от Microsoft Word и Microsoft Excel . Например имате седмичен календар на заданията , много колоритен и практичен вариант, с който можете да добавяте ваканциите на всеки от колегите си седмица по седмица. Ще трябва да отпечатате няколко листа,Но може да ви бъде от полза, ако почивате във вашата компания за много конкретни периоди: тоест през летните месеци, по Коледа или по Великден. В този случай можете да го промените чрез Microsoft Word , така че да не намерите твърде много усложнения.
Но има и още. Тук имате вечен календар, който можете да използвате през каквато и да е година и който също можете да модифицирате в Excel , което винаги е много по-практично, когато става въпрос за организиране на теми и дати. Също така намерихме система за организиране на събития за редактиране в Excel, която може да ви помогне да добавите дати и имена, както и всякаква друга информация или подробности, които трябва да знаете. Когато приключите с редактирането, всичко, което трябва да направите, е да отпечатате и закачите. Можете да правите копия, така че всички съученици също да го имат предвид. Във всеки случай ще видите, че това е шаблон, който може да ви бъде полезен за организиране на множество различни задачи, освен календарите за почивка.
А вие, как организирате празници в офиса си? Разкажете ни вашите трикове в коментарите по-долу!