Как да организирате по-добре входящата си поща в Gmail

Как да организирате по-добре входящата си поща в Gmail

Ако използвате вашия Gmail както за работа, така и за лични въпроси, шансовете ви са, че входящата ви поща е бъркотия. Когато използвахме Outlook, бяхме свикнали да създаваме папки и повече папки, за да поддържаме нашите съобщения добре класифицирани.

Всъщност ни създаде усещането, че Gmail е по-труден за организиране. Но в действителност не е така. Имейлът на Google разполага с голям брой инструменти, които могат да ни помогнат (и много) да поддържаме пощата си в ред .

Днес искаме да ви дадем няколко съвета. Така че входящата ви поща в Gmail спира да бъде най-лошият ви кошмар . Хайде да отидем там!

gmail пощенска кутия

Персонализирайте входящата си поща

От известно време Gmail ни предлага възможността да класифицираме съобщенията чрез раздели. Това е супер важен вариант, тъй като оставя (накрая) съобщенията, съответстващи на абонаменти, оферти и други рекламни заплитания настрана. И прави същото по същия начин с известия за социални мрежи и други услуги, за които сте абонирани.

мигли

Първото нещо, което трябва да направите, е да активирате тези раздели. Ако вече ги имате, имате възможност да добавите още. И за да направите това, просто трябва да натиснете бутона Още, разположен в най-дясната част на тавата. Ще видите, че можете да изберете следното: Основно, Социално, Промоции, Известия и Форуми .

Но все още можете да персонализирате пощенската си кутия. И ще ви помогне, като подчертаете най-важните съобщения. В рамките на опцията Входящи кликнете върху малката стрелка, за да изберете типа входяща поща, който искате .

Изберете първо да видите най-важното или непрочетеното, за да се организирате според вашите нужди . По този начин нито едно друго имейл съобщение няма да бъде загубено в неизвестност.

етикети и звезди на gmail

Използвайте цветни етикети и звездички

Използвали ли сте някога цветни етикети и звезди? Ще намерите етикетите по подразбиране и можете да ги създадете във всеки имейл. Можете да го направите и от лявата страна на входящата поща. Докоснете Още и изберете Създаване на нов етикет. Ще трябва да му дадете име и да кликнете върху Създаване. След това можете също да изберете цвят.

Етикетите ще се появят в лявата част на страницата. Така че винаги можете да видите всички имейли, класифицирани в рамките на този маркер .

Друг вариант са цветните звезди. Във входящата поща можете да щракнете вляво от съобщението, за да изпъкнете . Ако съобщението е отворено, ще трябва само да кликнете върху Още и подчертаване. Но какво, ако искам други звезди и цветни знаци? Натиснете толкова пъти, колкото искате, за да изведете този, от който се нуждаете.

Ако все още не сте активирали цветните звезди, ще трябва да влезете в раздела Настройки. Просто кликнете върху зъбното колело (горе вдясно на страницата) и отидете в раздела Звезди . Плъзнете звездите, които искате да използвате, в раздела „В употреба“. Запазете промените в долната част на страницата.

gmail филтри

Сортирайте съобщенията автоматично

Ако вече сте създали всички необходими папки и етикети, важно е да създадете правило, така че когато влизате във входящата си поща, тези съобщения да се класифицират автоматично. Отворете настройките на пощата и щракнете върху раздела Филтри и блокирани адреси. 

Щракнете върху Създаване на нов филтър. Ще трябва да въведете параметрите, които смятате. Например съобщения от конкретен подател (или няколко), конкретни теми, ключови думи ... След това изберете Създаване на филтър . Можете да изберете различни опции. Когато сте готови, щракнете върху синия бутон Създаване на филтър.

gmail преглед

Активиране на визуализацията

Функцията за предварителен преглед е функция, която е достъпна от дълго време, но истината е, че тя все още е в лабораторията на Gmail. Това, което ви предлага, е възможността да четете съобщение, без да се налага да го отваряте . По този начин, ако имате стотици и стотици съобщения за отваряне, тази функционалност ще бъде чудесна за вас, за да се организирате по-добре.

За да активирате визуализацията, отворете Настройки и раздела Labs.Намерете функционалността Preview и изберете Enable. Когато сте готови, не забравяйте да запазите промените.

gmail спам

Изтрийте ненужните файлове

Ако сте от тези, които получават много имейли на ден, по-добре започнете да изтривате ненужно съдържание. Не забравяйте факта, че Google предлага само 15 GB и че скоро можете да ги попълните. В този случай е най-добре да изпразните кошчето. Можете също да изпразните спама, защото най-вероятно там ще се натрупат стотици съобщения.

Но ако това, което ви притеснява, са по-тежките съобщения, препоръчваме ви да извършите търсене в лентата, като посочите „по-голямо“ , последвано от двоеточие и размера, който искате да търсите. Например можете да посочите съобщения до 50 мегабайта "50 м". Единственото нещо, което трябва да направите след това, е да изтриете съобщенията, които не са ви необходими.

известия на работния плот

Получавайте известия на вашия работен плот

Ако обикновено работите на компютъра си и не искате да гледате тавата на Gmail през цялото време , трябва да активирате известията на работния плот. По този начин веднага ще видите имейлите, които сте получили, и можете да ги отворите, ако ги смятате за важни.

За да активирате тази опция, отидете в раздела Настройки и отидете в раздела Известия на работния плот . Изберете Разрешаване на нови известия по имейл, Разрешаване на важни известия по имейл или Деактивиране на известия по имейл.  Запазете промените.

по-интелигентни търсения

Правете по-интелигентни търсения

Бързото намиране на файловете, от които се нуждаете, е жизненоважно за придвижването напред в ежедневния ви живот. Не можете да губите време за превъртане нагоре и надолу по страниците на вашия имейл . Имате различни опции за стесняване на търсенията:

  • от: и собствено и фамилно име (ако искате), за да намерите всички съобщения, които някой ви е изпратил
  • предмет: да се намери определен предмет
  • has: прикачен файл за намиране на съобщения с прикачени файлове. Ако искате, можете да комбинирате тази опция с от: и името на човека, за да намерите нечии прикачени файлове
  • - (тире) за изключване на конкретни термини, ако искате да пропуснете конкретни съобщения, които сте разменяли с някого или по определена тема
  • ИЛИ: когато не знаете как да търсите, например от: ana ИЛИ от: jesús
  • "" (Цитати): ако искате да търсите много конкретни думи
  • () (скоби) : ако искате да обедините две неразделни концепции
  • в: и името на папката, която искате да намерите

С тези съвети ще организирате входящата си кутия доста добре. Така че единственото нещо, което трябва да направите, е да ги приложите на практика и да свикнете с начина, по който работят. Ако следвате тези съвети, входящата ви поща в Gmail ще ви завиди в квартала.