Текстовият процесор Word е един от най-широко използваните, независимо дали е за компютри с компютър или Mac. Не винаги е препоръчително да оставяте документ отворен, така че всеки да може да го прочете и да модифицира текста. За да се избегне това, потребителят може да го защити с парола . Това е много проста и бърза процедура за завършване, която може да се направи по време на създаването на документа или по-късно. Друга възможност е да се използва парола, за да се попречи на други потребители да променят формата на документа ; по този начин можете да преминете през няколко ръце, без външният ви вид да бъде променен.
Преди да започнем, няколко общи предупреждения. Важно е да запомните паролата , защото ако бъде забравена, няма да е възможно да я възстановите. Системата използва пароли с осем или повече знака; всъщност се препоръчва да се работи с фрази с четиринадесет знака или повече. Също така е добра идея да комбинирате цифри, символи и главни и малки букви в една и съща парола. Ето как да защитите документ с парола в Microsoft Word 2007 .
За да зададете парола за документ с Word 2007 , първото нещо е да го отворите. Второ, трябва да кликнете върху кръговия бутон на Microsoft Office , който се намира в горния ляв ъгъл, и да кликнете върху Запазване като . В изскачащия прозорец изберете Инструменти и след това Общи опции . Има две опции: Отваряне на парола (за отваряне на документа) и Писане на парола(за да запазите промените в документа). Отворената парола е най-сигурна, тъй като използва разширено криптиране. От друга страна, паролата за писане е проектирана така, че да можете да си сътрудничите с рецензенти на съдържание при подготовката на документа; само тези, които имат разрешение, ще могат да запазят модификациите. Потребителят може да присвои двете пароли на един и същ документ; идеалното е, че те са различни. Можете да поставите отметка в квадратчето Препоръчано само за четене, за да предотвратите случайно модифициране на файла от рецензенти на съдържание. След това трябва да щракнете върху OK . След това ще трябва да въведете отново паролите, за да ги потвърдите, и щракнете върху OK . След това щракнете върху Запазване. В заключение системата пита дали потребителят иска да замени съществуващия документ и е необходимо да щракнете върху Да .
От друга страна е възможно да се ограничат промените във формата . За да направите това, изберете раздела Преглед и в групата Защита на документи (вдясно в горната част) изберете опцията Ограничаване на форматирането и редактирането . В раздела Форматиране на ограничения в прозореца на задачите изберете Защита на документа и поставете отметка в Ограничаване на форматирането до избор на стилове. След това щракнете върху Настройки, за да посочите стиловете, които другите потребители могат да променят или приложат. Вътре в стилове е необходимо да се уверите, че квадратчето наОграничете форматирането до избор на стил . След това трябва да активирате квадратчетата за отметка до всеки от стиловете, които искате да разрешите в документа. В рамките на Формат трябва също да активирате съществуващите квадратчета за отметка до желаните типове формати. След това щракнете върху OK .
Може да се случи съобщение, предупреждаващо, че документът може да съдържа неподдържани типове или стилове за форматиране. В този случай има две възможности. Първият е да щракнете върху Да, за да премахнете неподдържаните стилове и формати. Другото е да щракнете върху Не, за да ги запазите; Това означава, че другите потребители няма да могат да ги използват, когато редактират документа.
Следващата стъпка е да влезете в раздела Стартиране на прилагането и да кликнете върху опцията Да, приложи защита . За да зададете паролата, която предотвратява премахването на защитата, трябва да я въведете в полето Въведете новата парола и след това да я потвърдите.