Как да генерираме фактури и да водим счетоводство безплатно онлайн

Как да генерираме фактури и да водим счетоводство безплатно онлайн

Големите или средните компании имат система с фактурни програми, които им помагат стриктно да поддържат сметките си и текущите или извънредните разходи. Малките фрийлансъри обаче обикновено се справят, както могат. Понякога те следят своите фактури в документи на Excel. И в най-лошия случай те дори могат да правят фактурите в проста Word . Това в дългосрочен план се оказва проблем.

На първо място, защото всеки фрийлансър - независимо колко малък е - трябва да поддържа изчерпателен контрол върху финансите си. Уверете се, че всички ваши фактури са в ред, че удържанията са изчислени правилно и че в крайна сметка получавате и плащате плащанията от доставчиците навреме .

В Интернет има безброй предложения, както за софтуер, така и за онлайн услуги, за управление на фактурирането. Повечето от тях обаче ни предлагат безплатно пробно време, след което преминават към платена услуга , което не винаги е лесно за много хора на свободна практика.

Каквато и да е вашата ситуация, ако обмисляте да организирате фактурите си и да контролирате добре своите разходи, днес искаме да препоръчаме инструмент, който сме тествали. И това прави чудеса за нас. Той също е безплатен и не включва пробен период или ограничение на характеристиките му.

Selfconta, безплатна система за поддържане на таксуването

Selfconta, безплатна система за поддържане на таксуването

Опитахме и търсихме много инструменти, но това е един от най-убедилите ни. Всъщност ние вече извършваме фактурирането си чрез Selfconta. Така се нарича тази система.

Той е интуитивен, лесен за използване и включва много подобни на дома съобщения и указания. Това не е срещу вас, а точно обратното. И прави това, че веднъж завинаги задачата за изготвяне на фактури не е изпитание . Особено ако това е, което най-малко ви харесва в работата ви. Защото в случая на самонаетите трябва да поемете всичко!

Но започнете да използвате Selfconta сега. Всичко, което трябва да направите, е да влезете в тази страница и да се регистрирате. Кликнете върху Регистрация безплатно! и въведете вашия имейл адрес и парола. Със създаването на акаунт ще започнете да имате достъп до този инструмент за фактуриране. Също така ще е необходимо да включите данните си като фрийлансър или компания , тъй като те трябва да фигурират във всички ваши фактури.

Когато сте вътре, препоръчваме да запазите адреса на //mispapeles.es/login.php във вашите любими. Оттук ще имате пряк достъп до фактурите си по всяко време, когато пожелаете.

Как да започнете да създавате фактури 

Как да започнете да създавате фактури

Когато сте вътре, ще видите, че нямате никакви приходи или разходи, с които да започнете. Нормално е, още не сте освободен! За да създадете първа фактура, щракнете върху Доход (първата опция в горната лента). Просто щракнете върху бутона Създаване.

създаване на фактура

Ще се отвори празна страница и ще трябва да въведете първите данни . Това включва:

  • Потребителско име
  • Идентификатор на клиента / CIF
  • Дата (ако не я модифицирате ръчно, ще се появи днешната дата)
  • Номер на фактура (един ще бъде присвоен последователно)

създаване на клиент

Добавете данни за клиенти

Ако клиентът е нов, ще трябва да въведете всичките му пълни данни. В този случай автоматично ще се активира прозорец и тук можете да вмъкнете името и пощенския код. Ако клиентът бъде идентифициран в Selfconta , най-вероятно другите данни ще бъдат добавени автоматично. Това може да се случи в случаи на големи компании или които вече са били идентифицирани преди това от други потребители на Selfconta.

Ако системата не ви улесни, ще трябва да добавите DNI / CIF и незадължителните данни (държава, провинция, град, адрес, лице за контакт, телефон и имейл). Ако въведете имейл адрес, Selfconta ще отговаря за изпращането на фактурата директно до клиента (при условие, че сте дали тази поръчка).

създавайте концепции

Добавете концепциите към фактурата

Сега да продължим с концепциите, централната част на фактурата. Тук трябва да бъдат посочени услугите или продуктите, които сте предложили на вашия клиент и за които ще получите съответното плащане. В първото поле трябва да изберете дали сте извършили продажба на стоки, дали сте предоставили услуга или това е доход от наем. Въпреки че трябва да знаете, че тук можете да генерирате продукта или услугата, които предпочитате. Имате абсолютна свобода да го приспособите към вашите нужди и тези на вашата компания.

След това ще трябва да въведете описанието на продукта или услугата , количеството, единичната цена и ако ще приложите някаква отстъпка. В края на същия ред ще видите, че има две кутии за данъци. Първият е за ДДС (избор на приложимата ставка, или 20, 10, 4 или 0%), а вторият за удържане на данък върху доходите на физически лица (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% и 24%).

Имайте предвид, че те трябва да се прилагат за всяка една от концепциите, а не в края, както обикновено се прави в много фактури. Погледнете добре това, защото ако не го осъзнавате, можете да го забравите и в крайна сметка да генерирате грешна фактура.

Системата автоматично ще изчисли процентите. Както и добавяне и изваждане на всички необходими количества . Това, което ще получите в крайна сметка, ще бъде пълна фактура, без грешки и с всички приложени изчисления.

форма на фактура за плащане

Включете информация за системата за събиране

В долната част на фактурата ще трябва да посочите начина на плащане . Тук имате различни опции (чек, пари, кредит, възстановяване на депозит, запис на заповед, PayPal, директен дебит, банкови преводи, кредитна карта и банков превод). В зависимост от избраната от вас опция ще е необходимо да посочите банкова сметка.

Когато сте готови, щракнете върху Запазване или Запазване и излезте, ако искате да получите друга фактура или да затворите програмата за фактуриране. В същия раздел имате възможност да изпратите фактурата на клиента (по имейл) или да я отпечатате на хартия или да генерирате PDF документ.

Как да създадете повтарящи се фактури

Selfconta включва различни опции, за да направи тази система за фактуриране по-лична и практична. Един от най-важните е този, наречен Периодични сметки . Ако винаги предлагате една и съща услуга на клиент и плащате месечна услуга, можете да активирате тази опция.

Това е функция, която ви позволява да изпращате повтаряща се фактура на клиент ежемесечно. Така например, ако фактурирате 300 евро на месец за конкретна услуга , няма да е необходимо да генерирате фактурата ръчно всеки месец. Selfconta ще се погрижи да го направи с всички данни, които сте въвели.

Освен това ще трябва да сте добавили имейл адреса на клиента, за да може системата да го изпрати автоматично. И дори не е нужно да се справяте с това. За да активирате тази опция, отворете една от генерираните фактури и превъртете до дъното. Веднъж тук, проверете опцията извършват многократни . Не е нужно да правите нищо друго.

Ако искате да видите какви са вашите повтарящи се фактури, просто отидете на опцията Приходи> Периодични фактури . Оттук ще можете да изпълните всички стъпки, които считате за необходими по отношение на този тип фактура.

Персонализирайте фактурите

Персонализирайте фактурите

Ако искате, Selfconta ще ви предложи и възможност за персонализиране на вашите фактури. По този начин можете да ги адаптирате по ваш вкус (естетически) и да изберете цветовите комбинации, които ви харесват най-много. За да направите това, щракнете върху бутона Настройки (това е зъбното колело в горния десен ъгъл) и изберете Дизайн на фактура .

Тук можете да получите достъп до  различни дизайни , да качите вашето лого, да изберете комбинацията от два цвята и два вида букви, един за заглавията и един за текста. Накрая ще можете да изберете дали искате да добавите полета за незадължителни данни (заглавие, разпределение на плащанията, пояснения, процент на отстъпка, процент на удържане и телефон). Когато приключите, кликнете върху бутона Запазване.

Как да контролирате разходите си 

Как да контролирате разходите си, да правите бюджети и бележки за доставка

Ако искате, можете да използвате този инструмент само за контрол на вашите фактури . Особено ако вече имате помощта на мениджър. Но ако случаят не е такъв и искате да запазите пълен контрол върху финансите си на свободна практика, имате възможност да добавите разходи към системата. Процедурата е точно същата, както използвате за регистриране на фактури.

Само в този случай ще трябва да кликнете върху раздела Разходи. Натиснете бутона Създаване, за да добавите нов разход и изберете доставчика. Можете да го въведете по същия начин, по който генерирате клиент. И го повторете толкова пъти, колкото е необходимо.

От друга страна, трябва да имате предвид, че в рамките на вашите административни и управленски задачи ще има и изготвяне на бюджети и бележки за доставка . Това е опция, която ще намерите в раздела Още. От тук можете да създадете всички тези документи и да ги поддържате в ред.

Освен това можете също да изтеглите отчети, за да контролирате вашите хазна разходи . Можете да ги изтеглите във формат Excel, за да ги управлявате по-късно според вашите нужди.

диаграма на разходите

Вижте приходите и разходите си в графика

Нещата винаги изглеждат по-добре, ако са на графика. И същото ще се случи с вашите приходи и разходи. Веднага след като влезете в този инструмент, ще видите обобщение на цялата си финансова информация (разбира се, при условие че сте я въвели). По този начин с един поглед можете да проверите следното:

  • Колко сте таксували?
  • Колко ви дължат?
  • Колко сте спечелили?
  • Колко ще платите ДДС?

Това ще бъде много добре за вас, за да избегнете изненади, когато плащате тримесечните си данъци. И ще можете да получите много приблизителна представа - да не кажа точна - за парите, които трябва да спестите или управлявате. В горната част на екрана, точно над графиките, можете да направите избор по месеци, тримесечия или години .

цели приходи и разходи

Ако искате, можете също да посочите какви са вашите цели, както в раздела за приходите, така и за разходите. Просто трябва да натиснете бутона Персонализиране . Ще се покаже страница за приходи и разходи за цялата година. Просто въведете цифрите за всеки от месеците и натиснете бутона Запазване. Всеки път, когато отворите инструмента, можете да проверите дали сте изпълнили целите си.