10 полезни трика за овладяване на Excel

10 полезни трика за овладяване на Excel

Движението около Excel като риба във вода е от съществено значение, ако искате да напреднете в работата си. Макар да е вярно, че днес имаме множество алтернативи за създаване на електронни таблици, Microsoft все още продължава да бъде един от най -мощните инструменти за създаване на файлове с данни .

Това, което предлагаме днес, са десет прости, но практични трика в Excel, които ще ви помогнат да овладеете този полезен инструмент . Или поне да започне. Те ще ви помогнат да управлявате вашите файлове и данни по-пъргав начин и без да е необходимо да се усложнявате.

Ето  10 полезни съвета за овладяване на Excel . Използвахме най-новата версия на Excel 2016 като основа за повечето заснемания, въпреки че повечето съвети работят и с предишни версии на програмата.

Преместване на данни в Excel

1. Преместване на данни

Нека започнем с нещо фундаментално. Прехвърлете данни от една клетка в друга . Едно от действията, които извършваме най-много, когато работим с документ на Excel. Това всъщност е много основен жест, но такъв, който трябва да се знае.

По този начин, ако това, което искаме, е да преместим колона с всички данни, които тя съдържа , би било достатъчно да я изберем и да преместим мишката до ръба, докато се появи кръст от стрелки. След това просто трябва да плъзнете колоната, за да я поставите на правилното място. Ако ние също искаме да копираме тези данни, ще е необходимо само да натиснете клавиша Control. И след това плъзнете.

След като сме избрали колона на Excel, просто преместете курсора до един от ръбовете, докато се покажат кръстовищата и след това плъзнете колоната

Изберете всичко в Excel

2. Изберете всички

Когато трябва да изберете цяла таблица с данни в Excel, работата може да бъде много тромава. Особено ако документът е голям. Полезността на избора на всичко е много практична, когато експортирате данни в друга таблица, например. Единственото нещо, което трябва да направите, ако използвате версия преди Excel 2016, е да натиснете комбинацията от клавиши Control + A. След това можете да извършите всички действия, които смятате (копиране, изрязване ...). В случай на използване на Excel 2016, пряк път, който работи за нас, е  Control + Shift + интервал.

Трябва също да знаете, че има още по-бърз начин да изберете всичко, което работи в тези версии. И това е да натиснете стрелката, която е точно в ъгъла на таблицата на Excel (над цифрата 1 и до буквата А). Достатъчно е само едно кликване. Това не е един от най-умните трикове на Excel по никакъв начин, но ще ви спести време.

Лента с инструменти за бърз достъп на Excel

3. Добавете бърз достъп до инструмент

Ако редовно работите с Excel, ще знаете колко е важно да имате под ръка всички инструменти . В противен случай се губи много време и прекарвате повече време, опитвайки се да намерите бутони и преки пътища, отколкото да правите собствена работа. Тогава какво правим?

Е, много лесно. Създайте бързи бутони за бърз достъп за инструментите, които използваме най-много. По принцип с родната версия на Microsoft Excel ще имате три бутона за бърз достъп , които ще намерите в горната част на менюто. Те са Save, Undo писане и Redo писане.

За да промените или добавите нови преки пътища, трябва само да отидете в раздела Файл> Опции> Лента за бърз достъп . Добавете бутоните, които смятате за подходящи и премахнете тези, които не са ви полезни. Когато приключите, изберете OK.

Лента с инструменти на Excel

Друга възможност за достъп до тази функция е да щракнете върху бутона със стрелката точно вдясно от бутоните за бърза команда. След това ще се отвори контекстно меню с най-често срещаните достъпи, които можем да поставим. Ако кликнете върху „Още команди ...“, ние ще отворим прозореца с опции, за който говорихме малко преди.

Опции на Excel

4. Ограничава данните, които могат да бъдат въведени в електронната таблица

Представете си, че работите с данни и те се движат само в поредица от стойности. Например с таблици с цени, чиято максимална стойност никога няма да надвишава 10 000. В подобни случаи може да е от полза да се поставят редица ограничения върху въвеждането на данни, така че предупреждението да се задейства всеки път, когато излезем извън този диапазон.

За да направите това, трябва да отидете на опцията Data в горната част и след това валидиране на данни. В раздела Конфигурация могат да се установят различните ограничения, както чрез числови стойности, така и чрез дължината на текста, който ще ни позволи да влезем в клетката. Ако споделяме работа с други хора (или искаме да зададем напомняне), можем да включим входно съобщение и да персонализираме самото съобщение за грешка.

5. Скриване на редове

Друг полезен трик на Excel, който може да ни даде много игра, е да скрием редове, които не искаме да бъдат видими. Идеята е, че можете да скриете някои колони с резултати, които не са интересни или които могат / трябва да останат частни . Това е особено полезно при споделяне на работен документ, но върху който не е важно да се вижда „задната стая“.

За да скриете редове, най-доброто нещо, което трябва да направите, е да изберете въпросните клетки и след това да кликнете върху комбинацията Control и 9. Ще видите, че те изчезват моментално. Ако искате да ги възстановите, това е доста лесно. Просто трябва да комбинирате следните клавиши: Control + Shift + 8 . Те ще се появят отново веднага.

размито търсене Excel

Изглед на размито търсене в Excel 2010

6. Извършете грубо търсене

Както подсказва името му, размитите търсения са механизъм за намиране на елементи или ценности, които не сме напълно ясни или които не помним с точност. Обикновено, за да извършите търсене в Microsoft Excel само трябва да натиснете Control + B . Веднага се активира меню, за да можем да въведем параметрите.

Ако не сте сигурни какво точно търсите, можете да използвате въпросителните знаци и звездичката . Първият се използва за представяне на знак и звездичката може да представлява един или повече.

Вмъкнете няколко реда или колони в Excel

7. Добавете няколко реда или колони наведнъж в Excel

Вмъкването на нов ред или колона може да изглежда привидно лесно. Но какво се случва, когато трябва да добавим повече от един ред или колона и не искаме да губим време? Не се притеснявайте, не е нужно да повтаряте операцията няколко пъти. В този случай всичко, което трябва да направите, е да изберете желания брой редове или колони (в този случай два или повече).

След това щракнете с десния бутон върху маркираните редове или колони. Това, което трябва да направите след това, е да изберете опцията Вмъкване в падащото меню . Веднага редовете или колоните ще бъдат добавени, точно вляво от първоначално избраната.

коментар на excel

Изглед на коментари в Excel 2010

8. Поставете коментар в клетка

Вмъкването на коментари в клетка може да бъде много полезно, ако работим по съвместен документ или ще го изпратим на някого. Или дори ако само като направим документа , искаме да включим указания за по-късни ревизии.

Създайте коментар в Excel

За да вмъкнем коментар, би било достатъчно да се поставим в клетката, която ни интересува, и да натиснем клавиша Shift и F2 . Ще видите, че се активира малка кутия, в която можете да включите целия текст, от който се нуждаете. Това поле може да бъде преоразмерено чрез плъзгане на мишката върху една от граничните точки.

След като приключите с коментара, той ще изчезне от изгледа по подразбиране и ще бъде означен с малка икона в самата клетка . Всеки път, когато задържите курсора на мишката, курсорът ще се покаже отново. Между другото, за да редактирате или изтриете коментара, просто щракнете с десния бутон на мишката и изберете опцията.

9. Преглеждайте бързо

Придвижването през тежък с данни документ в Excel може да се окаже много досадно. Най-доброто нещо, което трябва да направите в тези случаи е да използвате бързия пряк път за навигация. Натиснете клавиша Control едновременно с натискането на който и да е друг клавиш със стрелка на клавиатурата . Ще видите, че движението е бързо и пъргаво. Интересното при този начин на придвижване е, че го прави само между клетки, които имат данни, така че бързо ще прескочите тези, които са празни.

Въведете число нула Excel

10. Включете стойности, започващи с 0

И завършваме с прост трик на Excel, но много полезен в определени случаи. Обикновено когато добавяме стойност, която започва с нула, Excel я премахва. Всичко, което трябва да направите в тези случаи, е да включите оферта преди първата нула . Толкова лесно. След като числото бъде въведено, то ще се покаже без кавичката и с нулата.

Това са само някои от триковете на Excel, които можем да открием, когато използваме програмата. Той крие много повече и с нарастващо ниво на сложност.