Това е може би най-напредналият имейл клиент заедно с Gmail. За разлика от последния, Outlook.com (несъществуващият Hotmail) има приложение за macOS и Windows, което му дава допълнителна производителност, като не зависи от браузърите. Уеб версията на Outlook също има редица усъвършенствани инструменти и този път сме събрали някои от най-интересните.
Вижте IP адрес на имейл в Outlook и Hotmail
Особено полезно, ако искаме да знаем истинския произход на имейл. В Outlook този процес е наистина прост.
В имейла, който искаме да анализираме, щракнете върху трите точки в лентата с опции и след това върху Вижте произхода на съобщението.
След като щракнете върху последното, Outlook ще покаже прозорец като този, който можем да видим точно над този абзац. В рамките на това концептуално меню ще трябва да търсим следното текстово поле чрез комбинацията от клавиши Command + F, ако сме на macOS и Linux и Control + F, ако сме на Windows:
- IP на подателя
Заедно с това поле можем да видим IP адреса на оригиналния имейл. Достатъчно е да осъществите достъп до мрежата за местоположение, за да намерите IP в картата.
Създайте автоматични отговори в Outlook.com
Създайте категории за класифициране на имейли в Outlook
Днес Outlook има две възможности за класифициране на имейли в тавата на клиента: папки и категории. Предимството на последното е, че можем да идентифицираме различните имейли с цветове .
Най-простият начин за категоризиране на имейл е да щракнете с десния бутон върху него и да кликнете върху Categorize . По подразбиране Outlook ще активира редица категории въз основа на цветове (синя категория, лилава категория ...). Ако искаме да създадем персонализирани категории с уникални имена и цветове, ще трябва да кликнете върху опцията Управление на категории или върху Нова категория .
Преобразувайте имейл в PDF с Outlook.com
Знаете ли, че можете да експортирате имейл в PDF от собствените опции на Hotmail? Ще е достатъчно с 
.
В зависимост от операционната система опциите ще ни позволят да изберем формата за експортиране. Ключът е да изберете PDF вместо Print Sheet, за да запазите имейла в PDF формат, както виждаме на изображението по-горе. Също така можем да отпечатаме пощата във всеки от принтерите, които сме свързали преди това.
Създайте правила за автоматизиране на действията в Outlook
Като добър имейл клиент, Hotmail и Outlook разполагат с цял набор от инструменти, които ни позволяват да автоматизираме действията. И в двете приложения можем да намерим тези инструменти с името на Правила. Просто кликнете върху зъбното колело в горната лента на приложението и след това изберете Вижте всички настройки на Outlook .
В разширената конфигурация на Outlook ще щракнем върху Поща и накрая върху Правила . Сега ще трябва само да попълним данните, за да създадем ново правило. В условие ще посочим правилото, което трябва да бъде изпълнено, за да се посочи по-късно действие в съответния раздел. Например „Когато тялото на съобщението включва думата оферта , имейлът ще бъде изпратен в кошчето“ или „Ако получателят е [email protected] имейлът ще бъде изпратен във Важната папка“.
Синхронизирайте имейлите в Gmail с Outlook
Ако това, което искаме, е да обединим входящата поща на Gmail с тази на Outlook, приложението Microsoft активира това действие чрез разширените опции. Преди да продължим обаче, ще трябва да отидем на Gmail.com и да конфигурираме съответните опции. В тази статия обясняваме подробно всички стъпки.
След като конфигурираме Gmail правилно, ще трябва само да отидем до опцията Синхронизиране на имейл в секцията Поща в настройките на Outlook и да добавим нашия адрес в Gmail, за да синхронизираме имейлите с тези от Outlook. За да намери имейлите, Google Outlook ще създаде папка със същото име като нашия имейл адрес.
Създайте подпис за съобщения в Hotmail и Outlook
Подписът е друг от елементите, които можем да конфигурираме в Hotmail за допълнително персонализиране на имейлите ни. "С уважение, Мария Белен", "Можете да се свържете с отдела за обслужване на клиенти чрез телефонния номер 612 34 56 78", "Работно време от понеделник до петък от 08:00 до 20:00" ...
За да конфигурираме този параметър, ще трябва да се върнем към Разширената конфигурация на Outlook. В секцията Mail, и по-точно в опцията Write and reply , ще създадем персонализиран подпис, следвайки модела, посочен по-горе.
Под текстовото поле можем да посочим дали искаме да включим подписа във всички имейли (отговори на имейл, нишки на съобщения ...) или само в тези, които пишем от Outlook.com. Също така можем да добавим изображения и форматиране към текстовете, ако желаем.
Премахнете всички абонаменти за нежелана поща и Outlook с един замах
Това не е единичен случай. Независимо дали става въпрос за невнимание или чиста небрежност, входящата поща на нашия имейл клиент има тенденция да се пълни с реклами и промоции от безброй списъци, услуги и компании на трети страни. За да премахнем всички тези абонаменти при удар, можем да се обърнем към разширените настройки на Outlook .
В раздела Поща в опцията Абонаменти можем да видим пълен списък с всички абонаменти за списъци и услуги. Ще трябва само да щракнем върху Отмяна на абонамента, за да спрем да получаваме нежелани имейли.
Филтрирайте имейлите по размер, за да ги изтриете по-късно в Outlook
Ако искаме да освободим място във входящата поща на нашия клиент на Outlook, един добър начин да продължим се основава на прибягването до собствени команди на Microsoft . Просто въведете някой от текстовите низове, които ще видим по-долу, за да филтрирате имейлите по техния размер.
Можем да продължим по два начина: или посочване на размер на MB, или използване на размера по подразбиране на Outlook.
По предварително зададен размер
- Размер на съобщението: много малък - имейли, по-малки от 10 KB.
- размер на съобщението: малък - имейли с размер между 10 и 25 KB.
- Размер на съобщението: Среден - имейли с размер между 25 и 100 KB.
- Размер на съобщението: Голям - имейли с размер между 100 и 500 KB.
- Размер на съобщението: много голям - имейли с размер между 500 KB и 1 MB.
- Размер на съобщението - огромен - имейли с размер, по-голям от 5 MB.
По точен размер
- размер на съобщението:
- размер на съобщението:> N : имейли, чийто размер е по-голям от сумата, посочена в N. Например, размер на съобщението:> 123 MB
Деформатирайте текст в Outlook
Много често срещан проблем с Outlook и други имейл клиенти е свързан с форматирането на наследство при писане на чернова. Ако сме написали съобщението в алтернативен редактор (Word, Pages, Google Documents ...), нормално е то да се „залепи“ с оригиналния формат.
За да напишем обикновен текст, ще трябва само да кликнете върху трите точки с опции в текстовата лента на пощата и да изберете Премахване на форматирането с избрания текст . Форматът автоматично ще изчезне.
Най-добрите клавишни комбинации за Outlook и Hotmail
Независимо дали е в уеб версията или в настолната версия на Outlook, пощенският клиент на Microsoft поддържа голям брой комбинации и клавишни комбинации, с които да автоматизира определени действия . Нека разгледаме някои от най-интересните.
Преки пътища за имейл на Outlook
- Създайте имейл : Control + N (Command + N)
- Изпращане на имейл : Control + Enter (Command + Enter)
- Отговор на имейл : Control + R (Command + R)
- Отговорете на всички податели в имейл : Shift + R
- Препращане на имейл : Shift + F
- Запазване на чернова на имейл : Control + S
- Отхвърляне на черновата на имейл : Escape
- Изберете всички съобщения в имейл : Control + A (Command + A)
- Изтриване на всички съобщения от имейл : Escape
- Вмъкване на връзка или хипервръзка : Control + K (Command + K)
Преки пътища на входящата поща на Outlook
- Отворете имейл : O или Enter
- Затворете имейл : Escape
- Отворете следния имейл : Control +. (Command +.)
- Отворете предишния имейл : Control +, (Command +,)
- Отмяна на последното действие : Control + Z (Command + Z)
- Кошче на имейл : Изтриване или изтриване
- За постоянно изтриване на имейл : Shift + Delete
- Създайте папка : Shift + E
- Маркиране на имейл като прочетен : Control + Q (Command + Q)
- Маркирайте имейл като спам : J
- Означаване на имейл като непрочетен : Control + U (Command + U)
- Архивирайте имейл : E
Преки пътища за навигация в Outlook
- Търсене на думи в имейл : Alt + Q
- Показване на помощ : Shift + /
- Отидете на Mail : Control + Shift + 1 (Command + Shift + 1)
- Отидете в Календар : Control + Shift + 2 (Command + Shift + 2)
- Отидете в Контакти : Control + Shift + 3 (Command + Shift + 3 (
- Отидете на Задачи : Control + Shift + 4 (Command + Shift + 4)
- Отидете в Inbox : G, след това I
- Отидете на Чернови : G, след това D
- Отидете на Sent : G и след това S
