Outlook е един от най-популярните инструменти за електронна поща . Използваме тази програма от много години за управление на имейла си. Не е изненадващо, че това е ефективна система, снабдена с безброй инструменти, които много ни помагат да бъдем организирани.
И то е, че освен че работи като тава за нашата електронна поща, Outlook функционира и като програма и ни позволява да конфигурираме сигнали за всяко събитие или задача . Днес се заехме да отговорим на 20 практически въпроса за Outlook. Надяваме се да ви бъдат полезни.
1. Мога ли да използвам клавишни комбинации?
Разбира се. Това е една от най-практичните функции, които имат всички програми в пакета Microsoft Office. Ако научите тези клавишни комбинации, можете да управлявате пощата си по-бързо . Най-използваните са следните:
- Alt + S : Изпратете имейл
- Ctrl + R : Отговорете на имейл
- Ctrl + M : Изпращане и получаване на имейли
- Alt + W : Отидете на следващия имейл или превключете към седмичния изглед на календара
- Alt + R : Отговорете на всички или превключете на седмичен изглед на работния календар
- Ctrl + G : Отворете полето "Отиди на дата", за да преминете към деня, който желаем в календара
2. Възможно ли е да изтрия съобщенията, които не ме интересуват, по-автоматично?
Да. И това е добър начин да управлявате съобщенията си по-бързо. Всичко, което трябва да направите, е да създадете правило. Например, ако се интересувате от изтриване на съобщения от определен подател, просто трябва да направите следното: щракнете върху съобщението с десния бутон на мишката и след това изберете Създаване на правило. Отметнете опцията Изтриване и посочете подателя . Когато сте готови, не забравяйте да кликнете върху Създаване на правило или ОК.
3. Възможно ли е да създадете един или повече подписи за имейли?
Разбира се. Това е една от най-класическите функции на Outlook. Ако искате да създадете подпис или различни подписи за имейлите си, трябва да направите следното: напишете нов имейл, отваряйки ново съобщение. Щракнете върху бутона Подпис, за да го конфигурирате: имате възможност да добавите колкото искате.
Когато искате да го добавите към имейла, просто трябва да кликнете върху него, така че да бъде вмъкнат автоматично . Повторете същия процес за всички подписи, които трябва да включите.
4. Как мога да спестя време за писане на съобщение?
Има функция, която ни позволява да вмъкнем определени бързи елементи в текста. Те могат да бъдат фрази или фрагменти, които често пишете. За да ги добавите автоматично към имейл, изберете текста и щракнете върху Бързи елементи> Вмъкване . Въведете име. Можете да ги вмъкнете, когато пожелаете и няма да е необходимо да го пренаписвате.
5. Как да вмъкнете изображение в пощата?
Ако искате да вмъкнете изображение в имейл, така че да се показва с текста, който сте добавили, също е лесно за вас. Вместо да добавяте прикачен файл, кликнете върху менюто Вмъкване> Изображение или Клипарт. Изображението ще бъде поставено директно в тялото на съобщението и можете да го редактирате и преоразмерите, както искате.
6. Как да правя по-ефективно търсене?
Може често да търсите едно и също нещо. Например имейлите, които Марта ви изпраща. За да направите тези търсения по-ефективни, можете да настроите папка за търсене. Създайте нова папка за търсене , като изберете между различни опции по подразбиране (конкретни хора, важни имейли ...) и конфигурирате персонализирано търсене.
За да намерите съобщения по-бързо, можете да използвате и филтри. В рамките на опцията Филтриране на имейл можете да изберете раздела Начало и да изберете какъв тип имейли искате да видите: непрочетените, изберете категории, с прикачени файлове или тези, получени тази седмица.
7. Мога ли да организирам по-добре пощата си?
Има раздел, от който можете да създавате правила. Това означава, че ако искате, можете да изпълнявате различни автоматични действия с вашия имейл. И това ще ви улесни много. Просто кликнете върху бутона Правила и предупреждения .
Изберете Ново правило, за да конфигурирате опцията, която смятате . Ще видите, че можете да маркирате съобщенията на определен човек за проследяване, да премествате съобщения в определени папки или да възпроизвеждате определени звуци, когато получавате имейли от някого. Опциите са много широки и напълно конфигурируеми.
8. Какво ще стане, ако искам да изпратя съобщение, без да показвам получател?
Това е много прост жест, но много хора го забравят. И това се случва много често. Ако искате да изпращате съобщения, без да показвате получатели, всичко, което трябва да направите в Outlook, е да добавите всички получатели в полето Ск. Вместо CC. По този начин никой няма да види кой друг е получил съобщението.
9. Може ли да бъде насрочено изпращане на имейл в точно определено време?
Планирането на имейл съобщение е доста лесно. В рамките на въпросното съобщение отворете бутона за забавяне на доставката. От тук можете да изберете по кое време искате да изпратите съобщението и много други опции. По този начин можете да доставите съобщението си в желаното от вас време.
10. Как да конфигурирам автоматичен отговор?
Време е за почивка, така че трябва да настроите класически съобщения с автоматичен отговор. Те са много полезни, за да предупредим нашите контакти, че няма да сме на разположение през определени дни. За да го настроите, изберете Файл> Автоматични отговори> Изпращане на автоматични отговори.
Можете да зададете специфичен интервал за автоматично изпращане на тези съобщения. Въпреки че можете също да деактивирате отговорите ръчно. В пространството В рамките на моята организация ще трябва да напишете отговора, който ви интересува, и да щракнете върху OK.
11. Имам ли възможност да добавя бележки или напомняния?
Разбира се, вече посочихме, че Outlook е много полезен инструмент за управление на имейли, но също така и за асистент. Можете да добавите, като кликнете върху една от следните бързи Ctrl + Shift + N . Ще видите, че веднага се появява вид бележка, подобна на публикацията, която можете да закачите на всяко място.
Отначало той има жълтеникав тон, подобно на истинския пост , но можете да промените тона с желания от вас цвят. След това можете да управлявате тези бележки, както ви подхожда.
12. Мога ли да създам списък за разпространение?
Да, много практичен вариант е да се избегне да се налага да добавяте същите изпращачи както винаги към имейл или списък за разпространение. В пространството за имена изберете името на вашата група контакти.
След това ще трябва да изберете различните членове. Можете да го направите от книгата за контакти. След това запазете и затворете. Списъкът ви за разпространение вече е създаден и можете да изпращате често срещаните съобщения, които искате .
13. Как да спестим място?
Инерцията на всеки ден прави, че много пъти съобщенията се натрупват. В раздела Файл ще имате различни опции, които можете да видите, като кликнете върху бутона Почистващи инструменти. Тук ще намерите Почистване на пощенска кутия, Папка за празни изтрити елементи и Архив . Използвайте ги редовно, за да поддържате всичко в ред.
14. Мога ли да използвам Gmail в Outlook?
Отговорът е да. И ще ви бъде полезно, ако предпочитате да използвате Outlook, за да се организирате. Отворете Gmail и кликнете върху раздела Настройки. След това в раздела Препращане и POP / IMAP поща изберете опцията Enable IMAP. Запазете промените.
След това ще трябва да влезете в имейла си и да въведете информацията, съответстваща на акаунта. Имате необходимите данни по-долу. Влезте в настройките на акаунта във Файл , за да ги въведете и започнете да се наслаждавате на имейла си в Gmail в Outlook.
15. Как да направя резервно копие на имейлите си?
Архивите са жизненоважни, ако искаме да запазим най-важните имейли. Особено ако ги използваме за работа. Изберете File> Open> Import. Изберете опцията за експортиране на файл. Изберете файл с данни на Outlook (.pst) и щракнете върху Напред.
Изберете акаунта / папката, която искате да архивирате, изберете място за съхраняване на файла и щракнете върху OK. Можете също да го защитите с парола.
16. Как да създавам шаблони?
Отворете ново съобщение и напишете шаблона, който искате. Това трябва да е текст, който изпращате често и че в този смисъл няма нужда да повтаряте. Когато сте готови, изберете File> Save As> Save As Type> Outlook Template . Въведете име на шаблон и запазете.
За да използвате шаблона, в Outlook отидете на Начало> Ново> Нови елементи> Още елементи и Изберете формуляр . Докоснете Търсене в> Потребителски шаблони във файловата система. Ще видите, че папката с шаблони се отваря и че трябва да спасите най-подходящата. Изберете Отваряне, добавете получател и изпратете.
17. Как да запазя дневния ред по-видим?
Календарът на Outlook е много полезен, но за достъп до него трябва да извършите малко търсене. Интересна опция е да изтеглите тази добавка, която ще ви позволи да инсталирате дневния ред като тапет на вашия компютър . По този начин ще имате предвид всички срещи и задачи. Нарича се Outlook On Desktop и трябва да се изтегли като допълнителна.
18. Мога ли да групирам съобщенията?
С Gmail сме свикнали да виждаме съобщения, групирани по разговори. Е, за щастие в Outlook можете да направите същото. За да групирате съобщенията си, отидете в раздела изглед и изберете опцията Показване като разговори. Вътре можете да „Организирате по“ и да изберете различни начини за конфигуриране на имейлите си.
19. Мога ли да конфигурирам различни изгледи?
Разбира се. Outlook ще ви позволи да конфигурирате изгледите на входящата си поща, както желаете. Така че можете да решите дали искате да видите визуализация на съобщенията, да изберете да не ги отваряте или да изберете десен, ляв или хоризонтален вертикален изглед. Опциите са многобройни, така че за да продължите да тествате конфигурацията, която най-добре отговаря на вашия работен ритъм, най-добре е да влезете в раздела Изглед.
20. Какво ще стане, ако искам да получавам известия само за най-важните съобщения?
Ако сте двама, които получават десетки и десетки съобщения на ден, може да е интересно да конфигурирате опция за получаване само на най-важните съобщения. Отидете на Файл> Поща и отидете на раздела Пристигане на съобщението. Препоръчваме ви да конфигурирате този раздел да получава само известия за това, което ви интересува. В същото време ще имате възможност да конфигурирате как искате да бъдат предупрежденията на работния плот.