Как да включите автоматичния отговор при отпуск в Outlook

интернет ваканция 01

Ако отидете на почивка, трябва да оставите всичко вързано и добре завързано. Ако обикновено комуникирате с вашите клиенти, сътрудници и колеги по имейл, ще е необходимо да активирате така наречените автоматични съобщения за отговор, за да ги уведомите, че се наслаждавате на период на почивка и че до завръщането ви няма да можете да отговорите на тях, за да управлявате тяхната заявка. . Само преди няколко дни ви казахме как да активирате автоматичния отговор в Gmail . Ако обаче използвате Outlook , ще трябва да следвате различна процедура. Настройването му ще отнеме само няколко минути. Ще видите, че е много лесно, ако следвате тези съвети:

перспектива за ваканция

1) Ако използвате Outlook 2010 , ще трябва само да отворите програмата и да кликнете върху менюто Файл> Информация> Автоматични отговори .

2) Щракнете върху бутона  Автоматични отговори и изберете опцията Изпращане на автоматични отговори . Бързо ще се активира меню за настройка. Вид помощник, в който можете да напишете съобщението, което искате да изпратите на вашите контакти.

3) Първо, да, ще трябва да изберете за колко време искате да изпратите отговора извън офиса на хората, които се свързват с вас. Можете да изберете период от време , например от деня, в който започнете да сте в отпуск, до същия ден, в който се върнете. Ако не посочите крайна дата , ще трябва да деактивирате изпращането на съобщения ръчно, като се върнете към стъпките си и промените настройките.

4) Сега можете да напишете съобщението си. В долната част на менюто ще намерите бяло поле, в което да добавите текста, ако искате, като редактирате шрифта, размера и цветовете и въведете връзка, ако искате да пренасочите подателите си към конкретен уебсайт.

На този етап трябва да ви кажем, че можете да конфигурирате два вида съобщения . Един за тези, които са във вашата организация (ако искате да посочите, че отсъствате, въпреки че те най-вероятно вече знаят) и друг за тези, които са навън, хора, които не трябва да знаят, че сте на почивка, за да Освен ако не сте ги уведомили лично.

5) И накрая, имате възможност да създадете правила, така че системата за автоматичен отговор да бъде възможно най-ефективна и да не се превърне в машина за бомбардиране на съобщения до всички. Някои конфигурируеми опции позволяват препращането на входящото съобщение до друг колега, който може да отговори или да се справи с въпроса вместо вас, да препрати съобщението до друг акаунт в Gmail или Hotmail, за да можем да го прегледаме чрез нашите частни акаунти, да изтрием съобщения от определени податели или организирайте съобщения в папки, така че когато се върнем на работа, да не попаднем в абсолютно хаотична пощенска кутия.

За да добавите някое от тези правила (има десетки опции за класифициране и управление на съобщения, докато отсъстваме), ще трябва само да кликнете върху бутона Добавяне на правило или Редактиране на правило, за да го промените.

Снимка: Рик Скъли и TripShake